Faccio prima a farlo io, la frase che sta rallentando la crescita del tuo locale

Sono le otto di sera, ci troviamo all'interno del locale, il servizio è nel pieno dello svolgimento, un cameriere si affaccia in cucina, non sa come comportarsi con un cliente che vuole modificare un piatto. Potresti spiegarglielo in trenta secondi, dirgli qual è il criterio, lasciarlo decidere e invece esci tu, vai al tavolo e risolvi la situazione.

Ci hai messo meno di cinque minuti! Spiegargli bene al cameriere come comportarsi, la prima volta, forse ne avrebbe richiesti cinque o dieci di minuti.

Hai fatto il calcolo più veloce che conosci in quel momento, faccio prima io!

Ed è vero, hai fatto prima, ma quella stessa frase l'hai pronunciata anche ieri, sulla stessa identica situazione e probabilmente la pronuncerai anche domani per la stessa situazione!

In questo articolo trovi:

• Perché "faccio prima io" sembra efficienza ma è in realtà un conto che non stai facendo fino in fondo.
• I cinque costi nascosti che quella frase accumula ogni volta che scegli di metterla in atto.
• Un modo concreto per scegliere il primo compito su cui smettere di farlo tu.

Il conto che non fai mai

"Faccio prima io" non è quasi mai un calcolo sbagliato nel momento in cui lo fai. È vero, in quei trenta secondi, fare di persona è oggettivamente più veloce che fermarsi a spiegare, e probabilmente preso da mille cose da fare non hai nemmeno tempo di pensare ad altre soluzioni. Il problema non è la matematica di oggi, è che quella matematica non include il domani.

Ogni volta che scegli di "fare" invece di "insegnare", la situazione si ripresenta identica la volta successiva e quella dopo ancora, perché nessuno ha ancora imparato a gestirla senza di te. Ed è così che una scelta che sembrava innocua, ripetuta per settimane, comincia a costare più di quanto avrebbe mai risparmiato.

I costi, di solito, sono sempre gli stessi cinque:

• Dipendenza: quella decisione continuerà ad arrivare solo a te.
• Interruzioni: ogni volta che la risolvi di persona, interrompi quello che stavi facendo tu.
• Mancato apprendimento: chi avrebbe potuto imparare non impara, perché non gliene hai mai dato l'occasione.
• Sovraccarico: il numero di cose che "solo tu sai fare" continua a crescere, mai a diminuire.
• Ripetizione continua degli stessi problemi: la stessa domanda, la stessa richiesta, la stessa emergenza, torna a bussare esattamente come la prima volta.

Nessuno di questi costi si vede nel momento in cui dici "faccio prima io". Si vedono tutti insieme, mesi o anni dopo, quando ti accorgi che le cose che solo tu sai fare non sono diminuite, anzi sono aumentate.

La strada che costruisci da solo

Ogni volta che prendi una scorciatoia, arrivi prima, oggi. Ma quella scorciatoia non sparisce quando l'hai presa, resta lì, ed è l'unica strada che hai costruito per arrivare a quel risultato.

La volta successiva che ti serve, quella strada è ancora l'unica che esiste e visto che l'hai costruita tu, sei anche l'unico che sa percorrerla. Così ci passi di nuovo e la volta dopo ancora, e ancora, e ancora.

Con il tempo, il tuo locale finisce per avere decine di queste strade, scorciatoie che hanno funzionato benissimo la prima volta, e che oggi sei l'unico a poter attraversare. Non hai costruito un sistema. Hai costruito una rete di percorsi che passano tutti da te.

Il calcolo sbagliato

Se hai letto Costruire qualcosa che funziona non basta, probabilmente hai già riconosciuto una parte di questo meccanismo, è la stessa mano che continua a tornare su ogni fuoco. Ma "faccio prima io" ha una radice leggermente diversa, ed è per questo che merita un articolo a parte, non è solo la volontà di tenere tutto sotto controllo, è un errore di contabilità mentale.

Quando decidi se fare di persona o insegnare, il cervello confronta due numeri che non sono comparabili, il costo certo e immediato di spiegare adesso, contro il costo probabile e futuro di continuare a farlo tu. Il primo si sente subito, il secondo, finché non arriva, resta invisibile. Ed è facile scegliere di evitare un costo che senti oggi, a favore di uno che forse arriverà domani, è nella natura dell'essere umano quella di evitare sprechi di energie.

Lo dico anche da ex chef patron, che per anni ho scelto "faccio prima io" decine di volte al giorno, convinto di ottimizzare il servizio e tutto quello che la mia attività richiedeva.

Non mi ero mai fermato a sommare quante volte, in un mese o anche solo in una settimana, avevo rifatto esattamente la stessa cosa che avrei potuto insegnare una volta sola.

Non è un problema di carattere, e non significa che tu non ti fidi del tuo team, è solo un errore di calcolo che chiunque farebbe, perché il costo che si vede subito pesa sempre più di quello che si vedrà solo più avanti.

Se riconosci questo schema in più di un'area del tuo locale, il TAC del Controllo ti aiuta a vedere quali sono in pochi minuti.

Trova la tua scorciatoia

Non serve smettere di fare tutto insieme. Serve individuare una sola scorciatoia, quella che percorri più spesso, e costruire finalmente la strada che possono percorrere anche altri.

Per aiutarti a trovarla prova a rispondere a queste domande:

1. Qual è la cosa che, questa settimana, hai fatto di persona più di tre volte perché "era più veloce così"?
2. Se dovessi spiegarla una volta sola, per iscritto o a voce, quanto tempo richiederebbe davvero?
3. Chi potrebbe occuparsene, se avesse quel criterio scritto da qualche parte?
4. Che cosa succederebbe di grave se, la prossima volta, lasciassi decidere a lui, anche sbagliando?

Se l'ultima domanda ti ha fatto esitare, probabilmente hai trovato la scorciatoia giusta da cui cominciare.

Da chi risolve a chi costruisce

C'è una differenza tra essere bravo a risolvere e essere bravo a costruire chi risolve. La prima cosa si vede subito, ogni sera, in ogni emergenza gestita. La seconda si vede solo dopo, quando quella stessa emergenza smette di arrivare a te.

Continuare a scegliere la velocità di oggi ti mantiene indispensabile in ogni singolo momento. Scegliere di investire quei cinque minuti in più, oggi, è l'unico modo per avere di nuovo del tempo domani.

Non è una questione di fiducia nel team, è una questione di dove decidi di spendere i tuoi minuti, se per risolvere ancora una volta qualcosa, o per fare in modo che quella cosa smetta di avere bisogno di te.

La frase da disimparare

"Faccio prima io" non è falsa. È solo miope. Guarda soltanto al prossimo minuto, mai al prossimo mese, e questa va bene se sei solo tu in azienda, ma quando inizi a creare un team le cose cambiano.

Ogni volta che scegli di insegnare invece di fare, oggi perdi qualche minuto, ma è l'unico modo che hai per smettere di percorrere da solo la stessa strada, ogni giorno, per il resto della vita del tuo locale.

La prossima volta che stai per dirlo, fermati un secondo prima, non è più veloce è solo fare prima ora!